Buổi sáng ở trạm Quân nhu Đại Việt, ba bản báo cáo được đặt lên bàn cùng một lúc. Người thư lại đứng bên cạnh còn chưa kịp thu tay về, viên quan ngồi sau án đã nhấc bản thứ nhất lên. Ông lật qua hai trang, dừng ở hàng số liệu cuối cùng, rồi đặt nó xuống bên trái. Bản thứ hai được mở ra ngay sau đó. Đến bản thứ ba, ông không đọc từ đầu nữa mà lấy thẻ tre ra, bắt đầu đối chiếu từng dòng.
Ngoài cửa sổ, tiếng bánh xe nghiến trên mặt đường lát đá vọng vào, lẫn với tiếng người khuân vác gọi nhau quanh kho. Một luồng sáng nhạt xuyên qua lớp kính đục, rơi lên mép bàn, nơi mực viết từ đêm trước vẫn chưa khô hẳn. Trên tấm biển treo trước cửa phòng khắc bốn chữ: Quân nhu Đại Việt.
Lê Tư Thành không phải người có quyền quyết định chiến lược, càng không thể điều động một cánh quân. Chức vụ của ông chỉ đủ để yêu cầu các kho gửi báo cáo đúng hạn, triệu tập người phụ trách vận chuyển đến giải trình, và ký xác nhận những con số đã được đối chiếu. Thế nhưng nhiều năm làm việc ở đây đã dạy ông một điều: có những mệnh lệnh dù đóng dấu đỏ, chuyển qua đủ mọi cấp, cuối cùng vẫn phải dừng lại trước một câu hỏi rất đơn giản. Hàng ở đâu?
Ông đặt ba bản báo cáo song song. Bản thứ nhất ghi số vật tư hiện có trong kho. Bản thứ hai ghi số vật tư đã phân bổ cho các đơn vị. Bản thứ ba ghi số vật tư dự kiến chuyển đến trong kỳ tiếp theo. Thoạt nhìn, cả ba đều hợp lý. Tổng số ở từng bảng không có dấu hiệu sai lệch rõ ràng. Con dấu xác nhận đầy đủ, nét mực ngay ngắn, chữ ký của người chịu trách nhiệm không thiếu một ai. Nhưng khi đặt chúng cạnh nhau, sự hợp lý ấy bắt đầu lộ ra những khe hở.
Lê Tư Thành dùng đầu thẻ tre gõ nhẹ lên bản thứ hai.
“Khoản này.”
Người thư lại lập tức cúi xuống.
“Ba trăm bộ linh kiện quân dụng. Đơn vị nhận hàng đã xác nhận chưa?”
“Bẩm, theo sổ phân bổ, khoản ấy đã giao cho tuyến vận chuyển phía nam. Đơn vị tiếp nhận dự kiến nhận trong kỳ này.”
“Ta hỏi đã nhận chưa.”
Người thư lại khựng lại. “Chưa có giấy xác nhận cuối cùng, thưa đại nhân.”
“Vậy tại sao bản tổng hợp lại ghi là đã cấp?”
“Bẩm, vì lệnh phân bổ đã hoàn thành, kho xuất hàng cũng đã đóng dấu. Theo quy trình thống kê hiện hành, hàng đã xuất khỏi kho thì được ghi nhận là đã cấp phát.”
Lê Tư Thành không trả lời ngay. Ông nhìn sang bản thứ nhất: số lượng trong kho đã giảm đúng ba trăm bộ. Sang bản thứ hai: khoản vật tư ấy đã được tính vào phần hoàn thành. Nhưng ở bản thứ ba, nó vẫn nằm trong danh sách hàng đang trên đường đến nơi nhận. Không bản nào sai theo cách tính riêng của nó. Vấn đề là ba bản đang trả lời ba câu hỏi khác nhau, trong khi người lập bản tổng hợp lại dùng chúng như thể chúng cùng trả lời một câu.
“Lấy sổ giao nhận của tuyến ấy đến đây.”
“Dạ!”
Người thư lại vội vàng lui ra. Lê Tư Thành dựa lưng vào ghế, đưa mắt nhìn những chồng hồ sơ đang chờ xử lý. Trên cùng là báo cáo vật tư tiêu hao. Bên dưới là các yêu cầu bổ sung từ những điểm tập kết. Một tập khác ghi tình trạng vận chuyển trên những tuyến đi qua vùng thiên thạch, nơi các luồng năng lượng bất ổn khiến lộ trình vốn đã được tính toán cẩn thận vẫn có thể phải đổi hướng vào phút cuối.
Những con số này không mới. Nhiều năm qua, chúng vẫn xuất hiện dưới những dạng khác nhau: một lô hàng đến muộn, vật tư đã xuất kho nhưng chưa bàn giao được, một tuyến vận chuyển phải đổi hướng vì điều kiện không gian thay đổi. Từng vấn đề riêng lẻ đều có lời giải thích, có cái còn hoàn toàn hợp lý. Chỉ có điều, khi tất cả cùng xuất hiện trong một kỳ thống kê, chúng không còn là chuyện riêng lẻ nữa.
Ông kéo tờ giấy trắng lại gần và viết ba dòng, mỗi dòng cách nhau một khoảng vừa đủ: Có thể sử dụng ngay. Đã phân bổ, chưa đến nơi. Dự kiến có trong tương lai. Rồi ông đặt tờ giấy lên trên bản tổng hợp.
Nếu muốn biết một đơn vị hôm nay có thể làm được gì, không thể cộng cả ba khoản lại rồi gọi đó là nguồn lực sẵn có. Một bộ linh kiện còn nằm trong kho có thể đưa vào sản xuất. Một bộ đã giao cho người vận chuyển nhưng còn cách điểm nhận nhiều chặng đường thì không thể. Còn một bộ mới chỉ nằm trong kế hoạch cung ứng, dù đã được dự trù đầy đủ trên giấy, vẫn chưa thể dùng để hoàn thành bất cứ việc gì. Ông viết thêm một dòng ở dưới cùng: Không cộng những thứ chưa thể sử dụng vào phần đã sẵn sàng.
Nét bút dừng lại một thoáng trước khi ông đặt xuống. Câu này nghe chẳng có gì cao siêu, một người coi kho lâu năm cũng nói được. Nhưng trong một hệ thống có nhiều cấp thống kê, nhiều tuyến vận chuyển và nhiều đơn vị mỗi nơi ghi nhận một kiểu, điều hiển nhiên lại thường là thứ dễ bị bỏ quên nhất.
Cửa phòng mở ra. Người thư lại quay lại, theo sau là một viên chức trung niên mặc áo công vụ màu sẫm, ôm một tập sổ dày, bên ngoài còn dính bụi đường vận chuyển.
“Bẩm đại nhân, sổ giao nhận của tuyến phía nam đã mang đến.”
Lê Tư Thành ra hiệu đặt sổ lên bàn. “Ngồi đi. Chúng ta cần xác định ba trăm bộ linh kiện này đang ở đâu.”
Viên chức trung niên kéo ghế, mở sổ. “Ba trăm bộ được xuất khỏi kho vào cuối kỳ trước. Đoàn vận chuyển đã rời điểm tập kết ban đầu. Theo lộ trình dự kiến, họ phải qua một vùng có mật độ thiên thạch khá cao, sau đó mới vào được tuyến năng lượng dẫn về điểm trung chuyển.”
“Đã qua vùng thiên thạch chưa?”
“Chưa có xác nhận cuối cùng.”
“Vì sao?”
“Báo cáo gần nhất cho biết luồng năng lượng trên tuyến đã thay đổi. Đoàn vận chuyển có thể tiếp tục theo lộ trình cũ, nhưng nếu mức nhiễu vượt ngưỡng cho phép, người phụ trách phải chọn tuyến vòng.”
Lê Tư Thành nhìn ông ta. “Nghĩa là họ có thể đang đi đúng đường, cũng có thể đã đổi đường, nhưng chúng ta chưa nhận được tin xác nhận.”
“Bẩm, đúng vậy.”
“Vậy hiện tại, ông xác nhận được điều gì?”
Viên chức trung niên nghĩ một lát rồi đáp: “Kho đã xuất đủ hàng. Đoàn vận chuyển đã khởi hành. Còn vị trí hiện tại và thời điểm bàn giao thì chưa thể xác nhận.”
“Được.” Lê Tư Thành đẩy bản tổng hợp về phía ông ta. “Vậy hãy ghi đúng như thế. Không cần biến một việc chưa xác nhận thành một việc thất bại, nhưng cũng không được biến một chuyến hàng chưa đến nơi thành nguồn lực đã sẵn sàng.”
“Thuộc hạ hiểu.”
“Còn tuyến vòng?”
“Chi phí vận chuyển cao hơn, thời gian dự kiến cũng dài hơn. Tuy nhiên, nếu cứ đi qua vùng nhiễu động trong điều kiện hiện tại, nguy cơ phải dừng giữa tuyến sẽ lớn hơn.”
“Có phương án nào khác không?”
“Có thể chờ luồng năng lượng ổn định rồi đi tiếp theo tuyến cũ. Nhưng thời gian chờ không xác định được chính xác. Đợi quá lâu thì chúng ta vừa mất thời gian, vừa chưa chắc giảm được tổng chi phí.”
Lê Tư Thành im lặng. Trên bản đồ tuyến vận chuyển treo ở bức tường đối diện, lộ trình cũ được đánh dấu bằng một đường mực thẳng. Tuyến vòng uốn qua nhiều điểm trung chuyển hơn, cắt ngang những vùng không gian mà các đoàn hàng chỉ dám dùng khi điều kiện thuận lợi. Trên mặt giấy, tuyến cũ ngắn hơn rõ rệt. Nhưng bản đồ chỉ ghi khoảng cách. Nó không ghi những giờ chờ đợi, những lần kiểm tra lại thiết bị dẫn đường, hay rủi ro khi một đoàn hàng buộc phải dừng giữa vùng không có điểm trú an toàn.
“Báo cáo hiện tại đang dùng thời gian nào để tính ngày hàng đến?”
“Thời gian theo lộ trình ban đầu.”
“Còn nếu đổi tuyến?”
“Phải tính lại.”
“Vậy hãy tách hai trường hợp. Một là tiếp tục theo tuyến cũ nếu điều kiện cho phép. Hai là đổi tuyến nếu người phụ trách xác nhận không thể đi tiếp an toàn. Đừng gộp chúng thành một ngày đến duy nhất.”
Viên chức trung niên ghi chép. “Nhưng nếu cấp trên yêu cầu một con số tổng hợp thì sao, thưa đại nhân?”
“Thì đưa ra con số dự kiến, kèm điều kiện của nó.” Lê Tư Thành nhìn thẳng vào người đối diện. “Không thể bắt mọi tuyến vận chuyển phải theo một dự đoán chỉ vì người đọc báo cáo muốn nhìn thấy một con số gọn gàng.”
Ngoài hành lang vang lên tiếng bước chân dồn dập. Một viên thư lại khác ôm thêm hồ sơ đi ngang qua cửa, vừa đi vừa đọc lại danh mục hàng hóa. Ở cuối hành lang, hai người phụ trách kho đang tranh luận về số vật tư cần xuất cho một điểm tập kết mới. Không ai trong số họ biết ba trăm bộ linh kiện kia sẽ đến nơi vào ngày nào. Lê Tư Thành cũng không thể khiến chúng đến nhanh hơn chỉ bằng việc sửa một dòng chữ. Điều ông làm được chỉ là bảo đảm rằng những người ra quyết định không bị chính bảng thống kê của mình đánh lừa.
Đến giữa buổi, căn phòng đã đông người. Hai viên chức phụ trách hai kho khác nhau được gọi đến để đối chiếu danh mục vật tư. Một người quản lý việc phân phối linh kiện, người kia ghi nhận số hàng đã tiếp nhận tại các điểm trung chuyển. Mỗi người mang theo sổ riêng, cách đánh dấu riêng, thậm chí cách gọi một số loại hàng cũng không hoàn toàn giống nhau. Lê Tư Thành vừa yêu cầu đối chiếu số liệu, cuộc tranh luận đã nổ ra gần như ngay lập tức.
“Kho chúng tôi đã xuất đủ số lượng được yêu cầu. Nếu phía tiếp nhận chưa ghi nhận thì đó là vấn đề của tuyến vận chuyển.”
“Nhưng chúng tôi không thể xác nhận hàng đã đến khi chưa có người bàn giao.”
“Chẳng lẽ hàng đã rời kho mà vẫn phải tính là tồn kho?”
“Không ai bảo phải tính là tồn kho. Nhưng hàng chưa đến thì chưa thể đưa vào danh sách vật tư có thể sử dụng.”
“Vậy báo cáo của chúng tôi phải ghi thế nào?”
“Ghi đã xuất kho.”
“Thế thì cấp trên sẽ hỏi vì sao hàng đã xuất mà đơn vị nhận vẫn thiếu!”
“Bởi vì hàng chưa đến nơi!”
Tiếng nói mỗi lúc một lớn. Lê Tư Thành để họ tranh luận thêm một lúc. Ông không muốn chặn lời quá sớm, vì chính cách mỗi người phản ứng đã cho thấy điểm nghẽn không chỉ nằm ở những con số. Ai cũng đang bảo vệ phần trách nhiệm mà mình xác nhận được. Người coi kho không muốn bị quy lỗi khi hàng đã xuất đi. Người nhận hàng không muốn gánh trách nhiệm cho những thứ chưa từng đến tay. Người phụ trách vận chuyển thì không thể cam kết một lộ trình bất chấp mọi thay đổi của môi trường. Không ai nhất thiết đang nói dối. Nhưng nếu mỗi người chỉ trình bày phần sự thật thuộc phạm vi của mình, còn bản tổng hợp lại bỏ qua ranh giới giữa các phần ấy, kết quả cuối cùng vẫn có thể dẫn đến quyết định sai lầm.
Ông nhấc một tấm thẻ gỗ trên bàn. “Chúng ta thử làm lại.”
Ông đặt tấm thẻ ở chính giữa. “Đây là một lô hàng. Kho đã xuất hàng, vậy ai chịu trách nhiệm xác nhận việc ấy?”
“Kho xuất hàng,” người thứ nhất đáp.
“Đúng. Đoàn vận chuyển đã nhận hàng, ai xác nhận?”
“Người phụ trách giao nhận.”
“Đúng. Điểm trung chuyển đã nhận hàng, ai xác nhận?”
“Người quản lý điểm trung chuyển.”
“Còn đơn vị cuối cùng?”
“Đơn vị tiếp nhận.”
Lê Tư Thành gật đầu. “Vậy tại sao trong bảng tổng hợp, chúng ta lại dùng một dấu xác nhận để thay cho cả bốn việc?”
Căn phòng lặng đi. Ông lấy một tờ giấy, kẻ bốn cột, ghi vào mỗi cột một trạng thái ứng với từng bước bàn giao. Sau đó, ông bảo người thư lại chép lại số liệu của một lô hàng cụ thể theo từng trạng thái, thay vì gộp tất cả vào một dòng.
Việc ấy không làm số hàng tăng lên, cũng không khiến đoàn vận chuyển đi nhanh hơn. Nhưng chỉ sau vài lần đối chiếu, họ đã tìm ra một số khoản trước đó bị xếp chung dưới tên gọi “đã cấp”. Có khoản mới chỉ hoàn thành thủ tục xuất kho. Có khoản đã được người vận chuyển tiếp nhận nhưng chưa tới điểm trung chuyển. Có khoản đã tới nơi nhưng đang chờ kiểm tra trước khi bàn giao cho đơn vị sử dụng. Những khác biệt ấy không phải bằng chứng của thất thoát; chúng chỉ là những trạng thái khác nhau của cùng một quá trình. Tuy vậy, nếu không phân biệt chúng, người điều phối sẽ không biết nên thúc kho xuất hàng, yêu cầu tuyến vận chuyển cập nhật vị trí, hay bố trí phương án thay thế cho đơn vị đang chờ vật tư.
Một viên chức trẻ ngồi cuối bàn chăm chú nhìn những cột số mới.
“Thưa đại nhân, nếu áp dụng cách ghi này cho tất cả các kho, việc tổng hợp có thể sẽ lâu hơn.”
“Đúng.”
“Các đơn vị cũng phải sửa lại một số biểu mẫu.”
“Đúng.”
“Vậy liệu có đáng không?”
Lê Tư Thành đặt thẻ gỗ xuống. “Còn tùy.”
Viên chức trẻ hơi ngẩng đầu.
“Nếu một kho chỉ có vài loại vật tư, đường vận chuyển ổn định, thời gian bàn giao ngắn và mọi bên đều dùng chung một cách ghi nhận, biểu mẫu hiện tại có thể đã đủ. Nhưng khi hàng đi qua nhiều điểm trung chuyển, điều kiện tuyến đường thay đổi và nhiều đơn vị cùng tham gia, chúng ta phải biết chính xác mình đang xác nhận điều gì.” Ông chỉ vào cột cuối cùng. “Đừng sửa tất cả chỉ vì một nơi có vấn đề. Trước hết, hãy xem cách ghi mới có giúp ta tìm ra vấn đề nhanh hơn hay không.”
Người trẻ cúi xuống ghi lại. “Còn những báo cáo đã gửi đi?”
“Không cần thu hồi tất cả. Đánh dấu những khoản có thể gây hiểu nhầm, gửi phần đính chính đến nơi cần dùng chúng. Những nơi không bị ảnh hưởng thì không phải làm lại.”
Một viên chức khác lên tiếng: “Nếu cấp trên muốn có số liệu ngay trong hôm nay, chúng ta có thể không đủ thời gian đối chiếu toàn bộ.”
“Vậy hãy bắt đầu từ những khoản ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch trước mắt. Ghi rõ phần nào đã xác nhận, phần nào còn chờ. Đừng vì muốn hoàn thành một bảng báo cáo mà khiến người nhận tưởng rằng chúng ta đã xác minh mọi thứ.”
Ông không ra lệnh thay đổi toàn bộ hệ thống quân nhu. Ông cũng không tuyên bố vừa tìm ra một phương pháp giải quyết mọi khó khăn. Công việc trước mặt vẫn là những trang sổ dày, những chuyến hàng đang đi trên đường, những điểm trung chuyển chưa gửi đủ xác nhận, và những đơn vị cần biết họ có thể trông cậy vào bao nhiêu vật tư trong những ngày tới. Điều duy nhất thay đổi là một số con số đã bắt đầu được đặt đúng chỗ của chúng.
Đầu giờ chiều, một báo cáo mới được chuyển đến: bảng tổng hợp nhu cầu của các điểm tập kết trong kỳ kế tiếp. Những dòng đầu liệt kê vật tư tiêu hao, linh kiện thay thế và các loại hàng duy trì hoạt động của các đơn vị. Phần cuối là danh mục đề nghị bổ sung, kèm thời hạn mong muốn. Lê Tư Thành đọc hết một lượt rồi gọi người lập báo cáo vào.
“Các khoản đề nghị bổ sung này được tính từ đâu?”
“Bẩm, từ nhu cầu dự kiến của các đơn vị tiếp nhận.”
“Đã trừ số hàng đang trên đường chưa?”
“Đã trừ theo số lượng được ghi nhận là đã cấp phát.”
“Vậy những khoản chưa đến nơi?”
Người lập báo cáo nhìn xuống sổ. “Chúng tôi vẫn tính là đã cấp phát, thưa đại nhân.”
“Còn nhu cầu của đơn vị nhận hàng được tính theo số vật tư thực tế họ đang có?”
“Vâng.”